Il faut bien reconnaître que rédiger des contrats ne fait pas partie des tâches les plus passionnantes de nos métiers. Ainsi, quand il est possible de passer le bébé aux services Achats ou Juridiques, l’occasion est trop belle pour s’en priver.
Or, s’ils ont certainement les qualités pour ce type d’exercice ils ne sont pas sachants comme l’est le Responsable de l’Environnement de Travail notamment en matière d’expression du besoin ou de définition des limites de prestation.
Cependant le sujet revêt une importance particulière quand on prend conscience de la quantité de contrats que nos métiers nous invitent à manipuler : baux, contrats de sous-traitance, contrats d’assurance, prestations de services, location de matériel, fourniture d’énergie… nous sommes entourés de partenaires et donc de relations contractuelles.
Vous avez bien sûr en premier lieu les contrats qui ont été signés avant votre arrivée, et dont vous n’avez pas maîtrisé les tenants et aboutissants. Si vous avez de la chance les pièces contractuelles sont encore enregistrées dans un obscur dossier commun ou dans un mail, sinon vous pouvez les obtenir en les demandant au fournisseur.
Cette prise de connaissance des conditions contractuelles est déterminante pour vous permettre d’échanger avec l’autre partie en vous appuyant sur des éléments communs et irréfutables.
Combien de fois avez-vous manqué une fenêtre pour résilier un contrat par tacite reconduction ? Combien de fois n’avez-vous pas pu remettre la main sur ce maudit cahier des charges pour rappeler au prestataire ses engagements ?
Viennent ensuite les contrats que vous engagez sous votre gouvernance.
Bien entendu ils doivent être travaillés avec vos collègues du service Achats, notamment à des fins d’harmonisation, mais votre rôle sera d’être le plus précis possible dans la définition du besoin et le cadrage du périmètre concerné. Soyez également attentif aux limites de la prestation ou de tout ce qui est en dehors du périmètre contractuel : parfois, le diable se cache dans les détails !
Aussi, s’engager avec un nouveau fournisseur c’est l’occasion de mettre en place un modèle vertueux de suivi de la relation commerciale (réunions régulières, indicateurs, partage des informations clé du contrat à vos équipes…). Plus que jamais notre profession doit promouvoir une véritable co-construction avec ses partenaires pour une relation gagnant-gagnant bénéfique à toutes les parties.
Arrive enfin le cas pas si rare de la prestation qui s’exécute sans environnement contractuel. La plupart du temps ce cas de figure se retrouve dans les prestations ponctuelles ou les approvisionnements en fourniture et consommables. Sur ce type d’opérations un contrat même minimaliste peut être intéressant pour cadrer des éléments qui, en cas de conflit, pourraient cliver (mode de fixation des prix, responsabilités de chaque partie, règles de sécurité et de stockage…).
Côté éditeurs de logiciels la gestion des contrats fait aussi figure de paria. Après tout, il est plus stimulant et vendeur de développer une solution avec de l’IOT et des capteurs que de s’intéresser à ce sujet si engageant pour les Responsables des Services Généraux.
Certaines GMAO intègrent un volet contractuel en liant un contractant avec les équipements qu’il a en gestion, ce qui est vraiment très intéressant si vous travaillez par lot technique ou si vous avez un mainteneur global qui sous-traite certaines opérations spécifiques.
Chez Mettry, nous avons fait le choix de considérer la gestion des contrats comme une fonctionnalité à part entière de notre solution en allant plus loin que la simple centralisation. En effet, chaque contrat peut être lié à un bâtiment ou une (ou plusieurs) installation(s) technique(s) et chacun peut être incrémenter avec les documents qui y sont liés. Fini les documents éparpillés qu’on passe des heures à chercher !
De plus, pour tous les contrats vous retrouverez les coordonnées de l’interlocuteur privilégié ainsi que la date de fin contractuelle et le délai maximum auquel vous pouvez le résilier ou le renégocier. Un coup d’œil pour l’essentiel, en somme.
L’environnement de travail c’est bien sûr des capteurs et des actions pour le bien-être des collaborateurs mais si ces thèmes prisés par les réseaux sociaux s’érigent en partie visible de l’iceberg, le métier est infiniment plus complet, complexe et administratif.
Et vous, ils sont rangés comment, vos contrats ?
