Vous êtes en plein appel d’offres pour trouver votre prochain prestataire multitechnique ? Les mémoires techniques peuvent parfois s’avérer très lourds et démêler l’essentiel de ce qui ne l’est pas peut être très chronophage.
C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles ce type de mission est fréquemment déléguée à un bureau d’études : on économise du temps de traitement et on délègue à un partenaire sachant dont l’objectif est de représenter l’intérêt du donneur d’ordre dans la recherche de prestataire.
Mais tous les gestionnaires n’ont pas la possibilité – ou la volonté – de s’accorder les services d’un cabinet extérieur et doivent assumer le double travail de rédiger le cahier des charges et d’analyser les offres.
Si des éléments de comparaison sont intuitifs comme par exemple le prix global ou le temps d’intervention en astreinte, d’autres critères peuvent faire pencher la balance et faciliter la prise de décision. Abordons-les ensemble.
La qualification des intervenants
Généralement pour des contrats de maintenance multitechnique les candidats transmettent le CV des équipes dédiés au(x) site(s) du marché.
Techniciens, chefs d’équipes, responsable du contrat, tous ces intervenants seront les interlocuteurs directs du donneur d’ordre et assureront la bonne exécution du contrat. Il peut être pertinent d’apprécier la cohérence entre les profils proposés et le futur environnement : un technicien ayant une expérience passée dans un hôpital sera un plus si l’appel d’offres concerne un établissement de santé.
De même, si le personnel d’encadrement est présent dans l’entreprise du candidat depuis plusieurs années il est possible de déduire qu’il maîtrise les process internes et sera plus efficace qu’un manager en transition.
Les taux horaires pratiqués
Très souvent, le prix global est un indicateur intéressant mais insuffisant. Si des ratios existent selon les profils (technicien, ingénieur méthodes, ingénieur énergie…) il est également tout à fait possible de faire une moyenne des candidats pour chaque profil similaire.
Un taux horaire trop faible doit vous alerter et peut par exemple présupposer un turn-over dans les équipes du prestataire ; quant à un taux trop élevé il pourra faire l’objet d’une demande de précision dans une éventuelle négociation.
L’idée avec ce point est davantage de vérifier l’absence de dérives que de chercher à harmoniser les offres : des raisons structurelles à l’organisation de chaque prestataire engendrent des différences inaliénables.
La phase de démarrage
Sur des prestations de ce type la phase de démarrage fait souvent l’objet d’une section à part entière dans les mémoires techniques et dispose de son propre chiffrage.
En effet, la mise en place d’un contrat si structurant doit être assurée de la manière la plus appropriée possible.
Il est d’usage de mettre en parallèle le nombre d’heures dimensionnées et, quand cela est possible, de les répartir par type de profil. Aussi, la qualité de l’organisation proposée peut être comparée (y a-t-il des réunions et combien, comment sera déployée la GMAO et la formation des utilisateurs, quid de la passation avec l’exploitant précédent…).
Que vous soyez sur un immeuble neuf ou existant et déjà exploité la passation est un enjeu crucial et déterminant pour faire du démarrage un succès.
La GMAO et les outils de suivi
Aujourd’hui la plupart des prestataires proposent leur GMAO même si l’on voit de plus en plus de donneurs d’ordre préférer de conserver cet outil en interne pour davantage de maîtrise, ce qui est une approche pertinente.
Si la fourniture des outils numériques est laissée à la charge du futur prestataire (tableaux de bords, ticketing éventuellement) alors ils doivent faire l’objet d’une revue lors de l’analyse des offres.
Si l’on ne peut évidemment pas juger un logiciel sur quelques lignes de description, il est néanmoins possible d’émettre un premier avis par exemple en contactant dans son réseau professionnel des confrères qui les utilisent, ou en déterminant des fonctionnalités clés qui, si elles n’y sont pas, seraient rédhibitoires.
Les moyens mis à disposition
Ce critère semble absurde tellement il est évident mais allons plus loin que de vérifier si les équipes œuvrantes auront des tournevis et des multimètres : parlons des supports en compétence.
Certains prestataires incluent en phase d’exploitation des ressources internes spécialisées (énergie, GTB, traitement de l’eau) à disposition de leurs équipes présents sur site pour répondre aux problématiques ponctuelles et hors du champ de la maintenance courante.
La fin du contrat
Dans un monde parfait on ne changerait pas de mainteneur tous les 3 ou 5 ans.
Pas besoin de repartir sur une nouvelle consultation, de mettre sous pression le prestataire actuel peut-être déjà en difficulté, de risquer de perdre de la donnée et de la connaissance… Mais même dans un monde parfait les cas où un prestataire multitechnique reste sur un site pendant plusieurs décennies sont rares !
La fin de la relation contractuelle doit être prévue dès le début de celle-ci notamment au regard, justement, de la passation et du partage des données.
Historique des interventions, transmission des documents réglementaires, accompagnement du prestataire suivant, les modalités de rupture et de passation peuvent faire l’objet d’un des critères de choix, particulièrement dans le cadre d’une première externalisation.
Bien sûr, d’autres valeurs peuvent être comparées : franchise sur les pièces détachées, format des RMA et qualité des indicateurs proposés, organisation pendant les congés ou en cas d’absence courte, etc. In fine ces critères traitent d’éléments objectivables pour comparer, négocier et arbitrer mais tous les donneurs d’ordres ont leurs attentes profondes. Et vous, quel est votre besoin le plus important ?
